隨著打印機復印機等辦公設備的普及，紙是已是我們每天都要接觸到的辦公用品，但大家對它究竟有多少了解呢？你也可能會認為一張紙而已難道還會有什么學問嗎？其實不然，辦公設備用紙的選擇與使用對我們的日常辦公工作與辦公設備起著至關重要的作用。辦公設備用紙共分為兩大類即復印紙和打印紙。
一、怎樣正確選擇與使用復印紙
復印紙雖然是復印機專用紙，但是它的應用范圍最廣，可廣泛的應用在復印機、針式打印機、激光打印機、噴墨打印機等對輸出效果要求不是很高的時候，尤其在針式打印機與激光打印機上的使用更為廣泛。
復印紙的常用型號有：B5、A4、B4、A3等四種型號。復印紙是各種辦公設備用紙中最為經濟的紙張，例如：B5復印紙一箱為8包，每包為500張，即每箱共計4000張，而每箱B5復印紙目前的價格在80-120元錢，這樣平均下來，每張紙的價格只有2-3分錢，與其它辦公設備用紙（如一些專用的噴墨打印機用紙）相比是非常便宜的。
復印紙是靜電復印機中消耗量最大的一種材料，是復印質量的體現者，因此一定要十分注意正確使用復印紙。
1、厚度
靜電復印機使用紙的厚度，一般以64-80克每平米之間，還有的復印機可以使用50-200克每平方米之間的復印紙。
2、表面光度
一般的靜電復印紙，表面光度稍高的即可，如果太光滑則對定影不利，而且不易固化。按要求單膠紙就可以使用（單面復印），如果有雙面復印的復印機，則以雙膠紙為好。復印紙表面以白為佳。
3、紙的密度
紙的纖維以密細來好。因為紙的纖維過稀可過粗，一是影響復印成像的質量（即分紙率），二是容易產生紙毛、紙屑，臟污機器。特別是光學部分受臟會造成復印品的底灰。紙太脆容易折裂和造成卡紙，同時也影響復印和復印品的長期保管。
4、紙的挺硬度
有的紙盡管克數合適，但并不一定適合于復印機使用，原因在于：重量與挺度是兩回事，而往往由于挺度不好，在傳送過程中稍遇阻力則起皺阻塞。如有兩種紙都是70g每平方米，但紙的纖維組織松軟，挺度差，稍有阻力就變形起皺常常卡紙。所以只有較挺（硬）的紙才能適用于靜電復印機。
5、紙的受潮
受潮濕的紙（含水量太大的紙），因絕緣性能降低，所以影響復印質量。其表現為：
a、容易產生卡紙現象，尤其是粘合在光導體（轉鼓）上分離不下來，影響復印效率。
b、圖像、字跡淺淡、底灰大。如在我國南方霉雨季節，嚴重時會復印不上。
c、加熱容易變形。
所以復印紙一定要防止受潮，最好放在通風和較干燥的地方。從商店購買的成品復印紙（每包500張），用完一定再拆一包。成令的紙，未裁之前不應打開捆件，裁完的紙要一令為一疊板保存。
6、紙的裁切
紙的纖維有縱橫之分。如果按照纖維的方向切成平板，那么，長的邊與紙的纖維并行則為“縱”，短邊與纖維并行則為“橫”。靜電復印要求紙的纖維方向以“縱”為好，因為這樣挺度好，紙在運行中阻力小（紙的運行方向和紙的纖維方向是一致的），不易扯裂。
7、紙的裝放
靜電復印中紙的裝放雖是小事，但也有一定的講究，否則容易卡紙。
A:對于半圓形傳送的復印紙，（因紙需要180度轉彎），應將復印紙的光凸面朝下，如凹面朝下則不易分離。水平傳送的復印機，要使紙的光面朝上。
B: 取紙時要疊放，不得將上疊紙的下半部分和下疊紙的上半部分一起裝入同一個供紙盒內。
C: 在裝、放紙之前，需將紙充分搓捻，減少紙與紙之間的粘連。方法如下：
(a)取一疊紙、雙手捍住紙的兩端，一端要捏緊，另一端放松捏，然后向一方彎曲，再兩手捏緊拉直紙形成一個小弧形，使空氣進入紙的空隙，這個動作再向另一方向反復做
(b)收攏、理平，然后刀切部分（刀口）拉開。
(c)捏住紙的一端將中間夾雜的碎紙、紙毛等抖掉。
二、怎樣正確選擇與使用打印紙
1、紙張品質
紙張可以為白色，也可以為彩色，為了確保進紙順暢，紙張必須干凈而精確地裁切。您可能會發現某些便宜的紙張沒有精確的裁剪，紙張的大小可能與包裝上聲明的大小有2-3毫米的偏離，同樣，便宜的紙可能滿是灰塵。應當避免發生上述問題。
2、紙張重量
在打印時，紙張必須經過一條精密的紙張通路。所以太輕或太重的紙可能會拒絕進入打印機。因此輕或重的紙張通常不適合大多數打印機。會導經常的紙張阻塞。大多數激光打印機設計為使用大約重80-90每平方米的紙張，或者按U.S單位為20-24磅。一些激光打印機使用60克每平方米的紙張，但是這是一種例外而不是普遍的現象。
3、紙張狀況
所有的紙張必須保持干凈，潮濕的紙張無法正確進紙，并且可能在紙張通路上傾斜或折疊。潮濕紙張上的打印質量通常很差。在激光打印機上，潮濕的班點可能顯示模糊（或根本無法顯示）。在所有情況下，紙張應隔絕灰塵和塵土，灰塵和塵土可能會污染打印機的機械裝置，請一定使用新紙（尤其是打印機閑置了很長時間后）。
4、紙張表面和卷曲
所有的紙張都存在自然的輕微卷曲的傾向，這是因為紙張在剪切前通常保存在大紙卷中。卷曲的方向（首選打印表面的相對面）一般用箭頭標記在紙張的包裝上。大多數激光打印機需要紙張卷曲面向上放置（打印另一面），這樣可以減少無法進紙和紙張阻塞情況的發生。
